Göteborgsgirot värnar om den personliga integriteten. Alla våra deltagare ska känna sig trygga när de lämnar sina personuppgifter till oss. Vi följer självklart dataskyddsförordningens lagar och regler vilka lyder under GDPR (General Data Protection Regulation). Det är den EU-förordning som började gälla i hela EU den 25 maj 2018 och som ersatte den svenska personuppgiftslagen (PUL). I och med det skärptes kraven på hur företag och föreningar får behandla personuppgifter.
Med anledning av GDPR har vi på Göteborgsgirot förtydligat villkoren för dig som deltagare. För att kunna delta i något av våra lopp måste du bekräfta och samtycka till Göteborgsgirots ”Allmänna anmälningsvillkor”, vilket inkluderar behandlingen av personuppgifter. Om du väljer att inte bekräfta dessa kan du tyvärr inte delta i loppen.
Här följer en beskrivning av hur Göteborgsgirot behandlar dina personuppgifter:
Vad är en personuppgift?
En personuppgift kan vara ditt namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, nationstillhörighet eller en bild. Tillsammans eller enskilt bildar dessa en personuppgift.
Varifrån samlar vi in personuppgifter?
Vi sparar de personuppgifter som du lämnar till oss när du skapar ett konto till Mina sidor, gör en anmälan till något av våra lopp eller deltar i något av våra lopp eller evenemang.
Vi hanterar också anmälningar för grupper, då genom en kontaktperson eller administratör som ansvarar för personuppgifterna. Målsman kan också lämna en personuppgift genom att registrera sitt barn.
Vilka personuppgifter och register behandlar vi?
- Namn
- Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
- Personnummer (för individer med svenskt personnummer)
- Födelsedata (för alla individer)
- Betalningsinformation
- Foto/video-materiel
I vissa fall samlar vi också in uppgifter om klubb/förening, företag, licensnummer eller andra förbokade tjänster, såsom mat eller kläder. Vid anmälan till något av våra lopp tilldelas du även ett startnummer och vid deltagande i något av våra lopp tilldelas du en resultathistorik. Många av våra lopp och evenemang dokumenteras genom film eller foto.
Varför samlar vi in personuppgifter?
- För att du ska kunna delta i våra lopp och för att dina registrerade tider ska kunna kopplas till just dig.
- För att vi ska kunna säkerställa att du har anmält dig och betalat din startplats.
- För att vi ska kunna kontakta dig eller någon anhörig före, under och efter loppet.
- För att vi ska kunna erbjuda tjänster kopplade till loppet såsom resultat, diplom, försäkring och fotografering.
- Nationstillhörighet samlas in för att vi ska kunna urskilja vilka som behöver fylla i svenskt personnummer, samt för att kunna föra statistik över antal deltagande länder.
- Könstillhörighet samlas in för att vi vill ha underlag för att främja jämställdhet samt möjlighet att skilja på vissa tävlingsklasser då Svenska Cykelförbundet kräver det.
- För att kunna göra ålderskontroll med tanke på regler och försäkringar.
- För att kunna följa upp kundärenden såsom frågor, utvärderingar och eventuella olycksfall.
De register som finns upprättade är följande:
Namn på register: Mina sidor (Intern hantering: Deltagaradministration)
Kategorier av personuppgifter
Information som frivilligt lämnas i samband med anmälan till något av våra lopp eller upprättande av profil på Mina sidor.
Syfte
För att kunna hantera din anmälan och tjänster kopplade till loppet samt föra historik över deltagande. Detta kan också inkludera utskick såsom startbevis eller information om tidtagning/tracking samt erbjudanden, produkter eller tjänster från samarbetspartners och externa leverantörer.
Rättslig grund
För att kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig. Vi lagrar endast de uppgifter som du väljer att uppge vid registrering samt historik över deltagande. Du kan själv kontrollera registrerade uppgifter genom att logga in på Mina sidor.
Lagring
Personuppgifterna på ditt konto lagras för ovan nämnda ändamål i fem år från att du senast deltog i ett evenemang hos oss vilket kan kopplas till ditt konto. Har du inte varit inloggad, varit aktiv eller på annat sätt fått ett deltagande registrerat till kontot under fem år anonymiseras kontot. Därmed går det inte att knyta kontot till dig som person.
Namn på register: Nyhetsbrev
Kategorier av personuppgifter
Namn och e-postadress
Syfte
För att kunna maila ut nyhetsbrev. Vi skickar automatiskt ut nyhetsbrev till anmälda deltagare och därför har vi upprättat ett nyhetsbrevsregister. Registret består av olika listor och kan också inkludera utskick såsom startbevis eller information om tidtagning/tracking samt erbjudanden, produkter eller tjänster från samarbetspartners och externa leverantörer.
Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från dig i samband med anmälan. Samtycket går att ta tillbaka genom att avregistrera intresse via länk i utskick, för respektive e-postlista.
Lagring
Registret sparas så länge du väljer att ta emot nyhetsbrev. Vid avregistrering av utskick ligger fortfarande en notering på respektive lista kopplad till personuppgiften för att hindra att du får utskick igen. Du har rätt att begära att all information raderas.
Namn på register: Resultat
Kategorier av personuppgifter
Startnummer, namn, födelseår, företag, klubb, resultat.
Syfte
För att kunna tillhandahålla personlig tidsregistrering samt resultatlista. Detta ligger offentligt på vår hemsida.
Rättslig grund
Kommande/Framtida tidsregistrering
Registret vilar på samtycke från deltagaren.
Historiska tidsregistreringar
Har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta tidigare tidsregistreringar är större än den olägenhet det kan medföra att uppgifterna ligger där.
Lagring
Vår intresseavvägning av att redovisa kompletta resultatlistor gör att historiska tidsregistreringar ligger kvar tills du begär att de tas bort.
Namn på register: Fotografering
Kategorier av personuppgifter
Bilder och video
Syfte
För att kunna tillhandahålla bilder till dig som deltagare. Vi fotograferar också för att dokumentera evenemanget och ta fram materiel för att marknadsföra kommande evenemang. Även våra partners kan filma och fotografera på evenemanget, samt i sin tur använda materielet för att på egen hand marknadsföra sitt deltagande/närvaro.
Rättslig grund
Kommande/Framtida fotografering
Registret vilar på samtycke från deltagaren.
Historiska fotografier
Har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta historiska fotografier är större än den olägenhet det kan medföra att bilderna ligger där.
Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du som deltagare har samtyckt till behandlingen. Vår intresseavvägning av att spara dokumentation om loppen gör att historiska fotografier ligger kvar tills du begär att de tas bort.
Med våra partners kommunicerar vi huvudsakligen att materiel som dem samlar in under evenemanget inte bör sparas längre än fem år.
Namn på register: Försäkring
Kategorier av personuppgifter
Personnummer, namn, adress, nationstillhörighet, betalningsdatum.
Syfte
Vi upprättar register på de deltagare som valt att köpa till försäkring. Dessa register skickas till extern leverantör för att redovisa vilka som köpt försäkringen. Det är den externa leverantören som levererar försäkringen. Göteborgsgirot är endast en förmedlare.
Rättslig grund
Den registrerade har valt att ingå ett avtal.
Lagring
Registret sparas hos oss i max 24 månader från det att försäkringen tecknades. Därefter raderas det. För att se hur länge registret har sparats hos extern leverantör kontaktar du det försäkringsbolag som nämnts i anmälan.
Namn på register: Avtal, nätverk, partner, fakturering.
Kategorier av personuppgifter
Företag, förening, personnummer, namn, adress, e-post, betalningsdatum.
Syfte
Vi upprättar register på de som valt att köpa gruppanmälan, företagspaket eller ingå i affärsavtal. Syftet är att fullfölja åtaganden eller att följa upp leveranser och rättigheter. Registret har också en egen lista för e-postutskick i syfte att sammankalla till träffar.
Rättslig grund
Den registrerade har valt att ingå ett avtal. Bokföringslagen.
Lagring
Registret sparas hos oss under minst sju år från det att avtal upprättades. Därefter raderas det.
Namn på register: E-post, sms och inskickat material.
Kategorier av personuppgifter
Namn, e-post, ärende, deltagande.
Syfte
För att kunna svara på frågor och hantera deltagarärenden samt sköta allmän kontakt.
Rättslig grund
Den registrerade har valt att kontakta oss.
Lagring
Kommunikation som helt eller delvis kan vara avtalsgrundande eller utgöra juridiska förpliktelser och uppgörelser sparas i minst sju år från det att avtal upprättades. Därefter raderas det. För övriga ärenden används huvudregeln att informationen sparas i högst ett år.
Vilka får ta del av mina personuppgifter?
För att tillhandahålla dig som deltagare våra erbjudna tjänster – bland annat nyhetsbrev, fotografering, försäkring, betalning och tidsregistrering – använder vi oss av underleverantörer. Göteborgsgirot är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter vilket betyder att vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med våra underleverantörer eller partners. I avtalet specificeras hur de får behandla dina personuppgifter. De har inte rätt att sprida uppgifterna och ska radera dem när de inte längre behövs för uppdraget.
Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till leverantörer, partners och företag som behandlar uppgifterna för egna ändamål som vi anser berättigade för att din upplevelse av våra evenemang ska bli så bra som möjligt. I dessa fall behandlar partners uppgifterna som självständiga personuppgiftsansvariga i enlighet med deras egna integritetspolicyer och hanteringsinstruktioner.
I det fall en deltagare anmält sig till en grupp lämnar vi också ut uppgifterna till gruppens administratör för att företaget eller organisationen bakom gruppen ska kunna ge deltagaren den service som deltagande i gruppen ger rätt till.
Utöver detta kan vi enligt lag vara tvingade att lämna ut uppgifter till statliga myndigheter (till exempel polisen och skatteverket).
Med våra partners kommunicerar vi huvudsakligen att materiel som dem samlar in under evenemanget inte bör sparas längre än fem år, som exempelvis tidigare nämnts under fotografering.
Registerutdrag
Du har rätt att när som helst begära ett registerutdrag av dina personuppgifter som behandlas av oss. Du gör detta genom att maila en begäran till info@goteborgsgirot.se
Du har rätt att närsomhelst få dina uppgifter rättade. Detta kan du även göra själv på Mina Sidor.
För dataportabilitet och begränsning av personuppgifter enligt artikel 13.2 i den nya dataskyddsförordningen (GDPR) läs mer på Datainspektionen.
Du har rätt att när som helst få dina personuppgifter raderade. Notera att för att kunna delta i något av våra lopp behöver vi spara dina personuppgifter. Raderar vi dina personuppgifter försvinner också historiken från de lopp du tidigare deltagit i.
Kontaktuppgifter
Vid frågor vänligen kontakta oss enligt nedan:
Göteborgsgirot AB
Org. nr. 556937-7715
E-post: info@goteborgsgirot.se (märk mailet med ”GDPR”)
För klagomål på hantering av personuppgifter
Kontakta Datainspektionen enligt nedan:
Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm
Telefon: +46 8-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se
