Göteborgsgirots personuppgiftspolicy

Göteborgsgirot värnar om den personliga integriteten. Alla våra deltagare ska känna sig trygga när de lämnar sina personuppgifter till oss. Vi följer dataskyddsförordningens lagar och regler för att skydda den personliga integriteten.
GDPR (General Data Protection Regulation) är en ny EU-förordning som gäller i hela EU från 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen (PUL). Mycket är sig likt men kraven på hur företag och föreningar får behandla dina personuppgifter skärps.

Med anledning av GDPR har vi på Göteborgsgirot förtydligat villkoren för dig som deltagare. Vid deltagande i något av våra lopp måste du bekräfta och samtycka med våra ”Allmänna anmälningsvillkor”, vilket inkluderar behandling av personuppgifter. Om du väljer att inte bekräfta dessa kan du tyvärr inte delta i våra lopp.

Detta är en beskrivning av hur
Göteborgsgirot behandlar dina personuppgifter

Vad är en personuppgift?

En personuppgift kan vara ditt namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, nationstillhörighet eller en bild. Tillsammans eller enskilt bildar dessa en personuppgift.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Vi sparar de personuppgifter som du lämnar till oss när du skapar ett konto till Mina sidor, gör en anmälan till något av våra lopp eller deltar i något av våra lopp.

Vi hanterar också anmälningar för grupper, då genom en kontaktperson eller administratör som ansvarar för personuppgifterna.

Vilka personuppgifter och register behandlar vi?

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Personnummer (för individer med svenskt personnummer)
  • Födelsedata (för alla individer)
  • Betalningsinformation

I vissa fall samlar vi också in uppgifter om klubb/förening, företag, licensnummer eller andra förbokade tjänster, så som mat eller kläder. Vid anmälan till något av våra lopp tilldelas du även ett startnummer och vid deltagande i något av våra lopp tilldelas du en resultathistorik.

Varför samlar vi in personuppgifter?

  • Du ska kunna delta i något av våra lopp och för att kunna koppla dina registrerade tider till just dig.
  • Vi ska kunna säkerställa att du har anmält dig och betalat din startplats.
  • Vi ska kunna kontakta dig eller någon anhörig före, under och efter loppet.
  • Vi ska kunna erbjuda tjänster kopplade till loppet, så som resultat, diplom, försäkring och fotografering.
  • Nationstillhörighet samlas in för att vi ska kunna urskilja vilka som behöver fylla i svenskt personnummer, samt för att kunna föra statistik över antal deltagande länder.
  • Könstillhörighet samlas in för att vi vill ha underlag för att främja jämställdhet samt möjlighet att skilja på vissa tävlingsklasser då Svenska Cykelförbundet kräver det.
  • Kunna göra ålderskontroll med tanke på regler och försäkringar.
  • Kunna följa upp kundärenden så som frågor, utvärdering och eventuella olycksfall.

De register som finns upprättade är följande

Namn på register
Mina sidor

Kategorier av personuppgifter
Info som frivilligt lämnas i samband med anmälan till något av våra lopp eller upprättande av profil på Mina sidor.

Syfte
Att hantera din anmälan och tjänster kopplade till loppet samt historik över deltagande. Detta kan också inkludera utskick så som startbevis eller info om tidtagning/tracking samt erbjudanden, produkter eller tjänster från samarbetspartners och externa leverantörer.

Rättslig grund
Fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig. Vi lagrar endast de uppgifter som du väljer att uppge vid registrering samt historik över deltagande. Du kan själv kontrollera registrerade uppgifter genom att logga in på Mina sidor.

Lagring
Personuppgifterna på ditt konto behandlas för ovan ändamål i fyra år från det du senast deltog i ett evenemang hos oss som kan kopplas till ditt konto. Har du inte varit inloggad eller på annat sätt fått ett deltagande registrerat till kontot på fyra år anonymiseras kontot så att det inte går att knyta till dig som person.


Namn på register
Nyhetsbrev

Kategorier av personuppgifter
Namn, E-postadress

Syfte
Att kunna maila ut nyhetsbrev. Vi skickar automatiskt ut nyhetsbrev till anmälda deltagare. För att kunna skicka ut mail har vi upprättat ett nyhetsbrevsregister. Registret kan bestå av olika listor. Detta kan också inkludera utskick så som startbevis eller info om tidtagning/tracking samt erbjudanden, produkter eller tjänster från samarbetspartners och externa leverantörer.

Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från dig i samband med anmälan. Samtycket går att ta tillbaka genom att avregistrera intresse via länk i utskick, för respektive lista.

Lagring
Registret sparas så länge du väljer att ta emot nyhetsbrev. Vid avregistrering av utskick ligger fortfarande en notering på respektive lista kopplad till personuppgiften för att hindra att du får utskick igen. Du har rätt att begära att all information raderas.


Namn på register
Resultat

Kategorier av personuppgifter
Startnummer, namn, födelseår, företag, klubb, resultat

Syfte
Att tillhandahålla personlig tidsregistrering samt resultatlista. Detta ligger offentligt på vår hemsida.

Rättslig grund
Kommande/Framtida tidsregistrering
Registret vilar på samtycke från deltagaren.
Historiska tidsregistreringar
Har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta tidigare tidsregistreringar är större än den olägenhet det kan medföra att uppgifterna ligger där.

Lagring
Vår intresseavvägning att redovisa kompletta resultatlistor gör att historiska tidsregistreringar ligger kvar tills du begär att de tas bort.


Namn på register
Fotografering

Kategorier av personuppgifter
Bilder

Syfte
Att tillhandahålla bilder till dig som deltagare. Vi fotograferar också för att dokumentera evenemanget.

Rättslig grund
Kommande/Framtida fotografering
Registret vilar på samtycke från deltagaren.
Historiska fotografier
har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta historiska fotografier är större än den olägenhet det kan medföra att bilderna ligger där.

Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du som deltagare har samtyckt till behandlingen. Vår intresseavvägning att spara dokumentation om loppen gör att historiska fotografier ligger kvar tills du begär att de tas bort.


Namn på register
Försäkring

Kategorier av personuppgifter
Personnummer, namn, adress, nationstillhörighet, betaldatum

Syfte
Vi upprättar register på de deltagare som valt att köpa till försäkring. Dessa register skickas till extern leverantör för att redovisa vilka som köpt försäkringen. Det är den externa leverantören som levererar försäkringen. Göteborgsgirot är endast en förmedlare.

Rättslig grund
Den registrerade har valt att ingå ett avtal.

Lagring
Registret sparas hos oss i max 24 månader från att försäkringen tecknades. Därefter raderas det. För att se hur länge registret sparat hos extern leverantör kontakta försäkringsbolaget nämnt i anmälan.


Vilka får ta del av mina personuppgifter?

För att tillhandahålla dig som deltagare våra erbjudna tjänster, bl.a. nyhetsbrev, fotografering, försäkring, betalning, samt tidsregistrering, använder vi oss av underleverantörer. Göteborgsgirot är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter vilket betyder att vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med våra underleverantörer eller partners. I avtalet specificeras hur de får behandla dina personuppgifter. De har inte rätt att sprida uppgifterna och ska radera dem när de inte längre behövs för uppdraget.

Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till leverantörer, partners och företag som behandlar uppgifterna för egna ändamål som vi anser berättigade för att din upplevelse av våra evenemang skall bli så bra som möjligt. I dessa fall behandlar partners uppgifterna som självständiga personuppgiftsansvariga i enlighet med deras egna integritetspolicyer och hanteringsinstruktioner.

I det fall en deltagare anmält sig till en grupp lämnar vi också ut uppgifterna till gruppens administratör för att företaget eller organisationen bakom gruppen ska kunna ge deltagaren den service som deltagande i gruppen ger deltagaren rätt till.

Utöver detta kan vi enligt lag vara tvingad att lämna ut uppgifter till statliga myndigheter (t ex polisen och skatteverket).

Registerutdrag

Du har rätt att när som helst begära ett registerutdrag av dina personuppgifter som behandlas av oss. Detta genom att maila begäran till info@goteborgsgirot.se.

Du har rätt att närsomhelst få dina uppgifter rättade. Detta kan du även göra på Mina Sidor.

För dataportabilitet och begränsning av personuppgifter enligt artikel 13.2 i den nya dataskyddsförordningen (GDPR) läs mer på Datainspektionen.

Du har rätt att när som helst få dina personuppgifter raderade. Notera att för att kunna delta i något av våra lopp behöver vi spara dina personuppgifter. Raderar vi dina personuppgifter försvinner också historiken från de lopp du tidigare deltagit i.

Kontaktuppgifter

Vid frågor kontakta oss enligt nedan.
Göteborgsgirot AB
Org. nr. 556937-7715

E-post: info@goteborgsgirot.se. (märk mailet med ”GDPR”)

För klagomål på hantering av personuppgifter

Kontakta Datainspektionen enligt nedan.
Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm
Telefon: +46 8-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se